人事档案管理制度范文8篇

人事档案管理制度范文 第一篇

第一条 为加强公司人事档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司全体正式员工、试用期员工及实习生的人事档案管理。

第三条 人事档案由人力资源部统一管理，并指定专人负责。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。

第四条 新员工入职时，应如实填写《员工登记表》并提供学历证明、身份证明、资格证书、离职证明等材料。人力资源部负责审核并归档。

第五条 员工在职期间形成的考核表、培训记录、奖惩材料、劳动合同、工资调整表等动态材料，相关部门应在材料形成后5个工作日内移交档案管理员进行归档。

第六条 档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及人力资源部负责人审批后方可查阅。查阅人不得涂改、撤换、抽取档案材料。

第七条 档案转递必须通过机要交通或派专人送取，严禁员工个人自带档案。转递应填写《档案转递单》，并在确认对方单位收到后存档备查。

第八条 员工离职后，其人事档案应在办理完离职手续后的30日内，根据其去向（新单位、人才市场或户籍地）进行转递或封存保管。

第九条 档案库房应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”设施，定期检查档案完好情况。

第十条 本制度自发布之日起执行，解释权归人力资源部所有。

人事档案管理制度范文 第二篇

第一章 总则

第一条 为了规范本单位人事档案管理工作，维护档案的完整与安全，发挥档案在人力资源管理中的作用，特制定本细则。

第二条 本细则适用于本单位所有在编及非在编工作人员的人事档案管理。

第二章 档案内容与分类

第三条 人事档案主要包括以下类别：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘材料；政审材料；党团材料；奖励材料；处分材料；工资、任免、退休等材料。

第四条 档案材料应使用16开或A4规格纸张，文字须用耐久性书写材料（如碳素墨水）填写或打印。

第三章 归档要求

第五条 归档材料必须真实、完整、齐全，手续完备。凡需组织盖章或本人签字的材料，必须盖章或签字后方能归档。

第六条 归档时间：年度考核、工资调整等形成的材料，应在次年一季度内归档；其他即时性材料，应在形成后一个月内归档。

第四章 保管与保护

第七条 人事档案应存放于专用铁质档案柜中，按部门、姓氏拼音或工号顺序排列，编制检索目录。

第八条 档案库房温度应控制在14～24摄氏度，相对湿度在45%～65%之间，每日记录温湿度情况。

第五章 查阅与借用

第九条 查阅人事档案需两人以上，并持单位介绍信或经分管领导批准的《查阅档案审批表》。

第十条 档案一般不外借。如确因特殊情况需要借用，须经单位主要负责人批准，并限期归还，借用时间最长不得超过3天。

第十一条 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

第六章 附则

第十二条 对违反本制度，造成档案丢失、损坏或泄密的，视情节轻重给予行政处分或经济处罚。

人事档案管理制度范文 第三篇

一、 管理原则

人事档案管理遵循“集中统一、安全保密、完整准确、便于利用”的原则。

二、 档案收集范围

1. 员工入职时收集的基础材料：身份证复印件、毕业证学位证复印件、体检报告、照片、劳动合同。

2. 员工在职期间产生的动态材料：转正定级表、薪资变动表、岗位异动申请表、培训结业证书、绩效考核表。

3. 员工离职时形成的材料：离职申请表、工作交接清单、解除劳动合同证明。

三、 档案的分类与编号

按照“一人一档”原则建立个人档案卷宗。编号规则采用“部门代码+入职年份+顺序号”，例如“HR2024001”。

四、 档案的保管

1. 档案必须存放在加锁的档案柜中，钥匙由档案管理员专人保管。

2. 建立档案台账，每月进行一次清点核对，确保账物相符。

3. 严禁私自将档案带出档案室，违者按严重违纪处理。

五、 档案的借阅与复印

1. 借阅档案必须在阅档室内进行，不得将档案带离阅档室。

2. 如需复印档案材料，须填写《档案材料复印审批单》，注明用途及页码。

3. 借阅人应对档案的保密和安全负责，不得擅自传播档案内容。

六、 档案的转递

员工因升学、调动等原因需转递档案时，必须通过邮政机要或专人送达，接收单位应出具回执。严禁个人自带档案。

七、 员工权利

员工有权在规定范围内查阅本人的档案材料（不含组织秘密及他人评价部分）。

人事档案管理制度范文 第四篇

（企业规范版）

第一章 总纲

第一条 为进一步提升企业管理效能，建立规范、高效、安全的人事档案管理系统，特制定本规定。本规定适用于集团总部及各子公司。

第二章 岗位职责

第二条 集团人力资源中心设档案管理专员一名，负责全集团档案业务指导与监督。各子公司综合部设兼职档案员一名，负责本公司档案的具体管理。

第三条 档案管理人员变动时，须办理交接手续，并由上级监交人签字确认。交接不清，不得离岗。

第三章 数字化管理

第四条 推行人事档案数字化管理。每人档案均需建立电子目录和PDF扫描件档案。

第五条 电子档案与纸质档案实行“双套制”保管。电子档案应定期进行异地备份，防止数据丢失。

第四章 档案借阅权限

第六条 公司高层领导可查阅所有员工档案。

第七条 部门负责人可查阅本部门员工的非保密档案。

第八条 人力资源部业务人员因工作需要可查阅相关档案。

第九条 任何人员查阅档案均需在《借阅登记簿》上签字，注明借阅日期、事由及归还日期。

第五章 销毁制度

第十条 对失去保存价值的档案，如员工离职超过5年且无纠纷的次要材料，经鉴定小组鉴定并报分管领导批准后，方可由两人以上监督销毁，并做好销毁记录。

第六章 违规处罚

第十一条 对违反规定，随意泄露员工个人隐私信息，或私自更改、销毁档案材料的人员，公司将依据情节严重程度给予警告、降级、辞退等处罚，并追究法律责任。

人事档案管理制度范文 第五篇

（事业单位标准版）

第一条 为贯彻落实国家关于干部人事档案工作的方针政策，提高我单位人事档案管理水平，根据《干部人事档案工作条例》，结合我单位实际，制定本制度。

第二条 人事档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。

第三条 人事档案的管理范围包括本单位管理的全体干部职工（含离退休人员）的档案。

第四条 档案管理工作人员必须具备政治可靠、责任心强、业务熟练的条件，并经岗前培训合格后方可上岗。

第五条 档案材料的收集必须做到及时、准确、全面。对于补充收集的材料，应在材料形成之日起30日内归档。零散材料应每季度集中收集一次。

第六条 档案整理应遵循真实、完整、规范、实用的原则。分类按照十大类标准进行，每类材料按时间顺序排列。

第七条 档案的转递必须填写“干部人事档案转递通知单”，并通过机要交通或派专人送取。接收单位在核对无误后，应于15日内将回执退回。

第八条 档案库房必须坚固，设有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。经常检查防护设施，发现问题及时解决。

第九条 实行档案工作检查制度。单位每年组织一次内部自查，上级主管部门每三年进行一次全面检查。

第十条 本制度由单位人事科负责解释，自公布之日起执行。

人事档案管理制度范文 第六篇

（中小企业简易版）

目的：为了管理好公司员工档案，保护员工信息安全，特制定本办法。

一、谁负责？

公司人事行政部指定一名同事兼职管理所有人事档案。

二、档案里放什么？

1. 员工简历和入职登记表。

2. 身份证、学历证书复印件（入职时核对原件）。

3. 劳动合同及保密协议。

4. 每月考勤记录和工资条签字版。

5. 转正、调岗、调薪、奖惩的书面通知。

6. 离职手续单。

三、怎么保管？

1. 每个员工一个文件袋，文件袋上写清楚姓名、工号、入职日期。

2. 所有文件放进上锁的铁皮柜子里，钥匙人事行政部经理保管一把，管理员保管一把。

3. 电脑里建立一个Excel表，登记每个员工档案里有哪些文件，方便查找。

四、谁能看？

1. 老板可以看所有人的档案。

2. 部门经理只能看自己部门员工的档案。

3. 员工自己可以看本人的档案（需要申请）。

4. 看档案要在登记表上签名，写清楚时间。

5. 不能把档案拿出人事部办公室，不能拍照外传。

五、离职了怎么办？

员工离职办好手续后，档案继续在公司保留2年。2年后如果没人来转，就整理封存起来。

人事档案管理制度范文 第七篇

（教育机构版）

第一章 总则

第一条 为加强学校教职员工人事档案的科学化、规范化管理，服务于学校人才队伍建设，根据《中华人民共和国档案法》及教育部门相关规定，制定本制度。

第二章 建档范围

第二条 建档对象包括：全体在编教师、行政管理人员、教辅人员、工勤技能人员及合同制聘用人员。

第三条 每个教职员工自入职起即建立个人人事档案。

第三章 档案内容要求

第四条 对于教师档案，必须包含教师资格认定材料、职称评审材料、继续教育学时证明、年度教学考核评价表、师德师风考核材料、科研成果证明等。

第五条 行政及后勤人员档案应包括岗位任职资格证明、履职考核记录、安全培训记录等。

第四章 专项管理

第六条 涉密人员档案实行专柜专册管理，接触人员需经过政审并由校领导批准。

第七条 外籍教师档案按照出入境管理及劳动部门要求，单独建立信息台账并定期更新签证及居留许可状态。

第五章 信息化建设

第八条 学校建立电子人事档案信息系统，按照“谁形成、谁录入”的原则，各部门在事务办结后3个工作日内上传电子文件。

第六章 责任制

第九条 校长是人事档案工作的第一责任人，分管副校长是主要责任人，人事处长和档案管理员是直接责任人。

第七章 附则

第十条 本制度经校务会审议通过后生效，修订时亦同。

人事档案管理制度范文 第八篇

（医院及医疗机构版）

一、 总则

医疗行业人事档案不仅关系到人员管理，更关系到医疗执业资格与医疗质量追溯。为确保护理、医技及临床人员资质清晰可查，特制定本制度。

二、 专项资质档案管理

1. 医护人员档案中，必须原件（或经核对原件的复印件）存档以下文件：执业医师资格证、执业护士证、执业药师证、专业技术资格证、大型设备上岗证、辐射安全培训证等。

2. 资格证到期前6个月，档案管理员应发出续期提醒通知。过期未续期的，应标注“资质待核”状态。

3. 所有执业证变更注册、多点执业备案的记录与证明文件，须立即归入个人档案。

三、 健康与培训档案

1. 每年定期归档员工健康体检报告，特别是传染病相关检查结果，按保密等级保存。

2. 院内感染培训、消防安全培训、医德医风培训等考核记录，作为个人年度考核依据，全部归档。

四、 排班与工作量记录

涉及争议处理的风险防范，重要临床人员的排班表、手术记录、夜班记录等与工作轨迹相关的材料，定期存入档案副卷。

五、 档案的密级划分

1. 一般档案：基础信息，可内部查阅。

2. 机密档案：执业资质原件、讨论记录、投诉调查记录等，需医务科和人事科双签方可调阅。

六、 离职离职管理

医师、护士离职后，其执业注册须办理变更或注销。人事档案应随执业注册状态同步更新，并在档案中附上《执业变更注册证明》。未完成变更的，档案暂缓转出。

七、 责任追究

因档案管理不善，导致执业信息失真，影响患者安全或引发医疗纠纷的，将依法依规追究档案管理人员及分管领导的责任。